E-mail etiquette: 15 tips
Het is soms zo verleidelijk om even een snel en simpel mailtje te sturen zonder te letten op juiste spelling etc. Je typt gewoon lekker achter elkaar het bericht, groetjes eronder en verzenden maar. Ja, als je met een vriend of vriendin mailt, kan dat. Maar zakelijk gezien is het beter om te allen tijde een paar regels in acht te nemen. Zo kom je professioneel over én werk je productiever.
1. Houd je bericht eenvoudig en duidelijk
Focus op datgene wat voor de ontvanger het belangrijkste is. Korte zinnen en opsommingen maken het de ontvanger een stuk makkelijk. Zeker als je bedenkt dat 40% van de mensen hun e-mail leest op hun smartphone.
2. Beantwoord alle vragen
Beantwoord alle vragen en geef alvast antwoord op vragen die je ontvanger waarschijnlijk zal stellen.
3. Antwoord snel
Beantwoord een mail binnen 24 uur, daar is e-mail ook voor bedoeld. Heb je meer tijd nodig? Laat de ontvanger weten wanneer je verwacht reactie te kunnen geven.
4. Wees niet bang en pak de telefoon
Soms vraagt een kwestie om veel uitleg en is e-mail simpelweg niet geschikt. Je krijgt dan van die hele lange heen-en-weer mails waar niemand op zit te wachten. Pak dan de telefoon.
5. Denk aan de spelling en grammatica
Wil je professioneel overkomen? Zorg dan dat je correct Nederlands schrijft en lees je mail nog een keer voordat je het stuurt. Dan haal je er vaak nog wel een foutje uit.
6. Gebruik geen speciale achtergronden, kleurrijke tekst en emoticons.
Dergelijke zogenaamde ‘opleukertjes’ leiden af en komen onprofessioneel over.
7. Check altijd even het e-mailadres en bijlagen
Het overkomt iedereen wel eens, je stuurt een mail naar de verkeerde contactpersoon en/of je vergeet de bijlage toe te voegen. Controleer daarom altijd goed het mailadres en of je de bijlage toe hebt gevoegd. Extra tip: ik stel altijd eerst de volledige e-mail op, controleer deze en als laatste voeg ik pas de ontvanger toe. Dit om te voorkomen dat ik tussentijds per ongeluk op Verzenden klik en er een halve mail verstuurd wordt.
8. Wees duidelijk in de onderwerp-regel
Voorkom dat mensen je e-mail negeren. Geef daarom duidelijk de inhoud van je mail in de onderwerpregel aan.
9. Stuur nooit een e-mail als je boos of verdrietig bent.
E-mail en emotie gaan niet goed samen. Ben je boos of verdrietig? Laat het even rusten en bedenk hoe je zal reageren.
10. Verschuil je niet achter je e-mail
E-mail lijkt zo makkelijk om eventuele moeilijke gesprekken te voorkomen. Echter, uit onderzoek blijkt dat conflicten juist snel escaleren via de mail. Heb je minder leuk nieuws voor de ontvanger? Bel hem dan. Dat voorkomt onnodige miscommunicatie is persoonlijker dan een e-mail.
11. Gebruik de CC ook als ‘ter informatie’
Cc betekent ‘ter informatie’ en er wordt niet verwacht dat je actie onderneemt. Dus cc je manager als wilt laten weten dat jij actie hebt ondernomen en niet als je wilt dat hij actie onderneemt.
12. Gebruik alleen ‘beantwoord allen’ wanneer relevant
Als iemand in de groep jouw reactie niet hoeft te zien, waarom zou je hem dan lastig vallen met een niet relevante mail?
13. Stuur grote bestanden apart
Heb je een mail met grote bestanden zoals foto’s van een paar Mb? Dan zijn er hele goede alternatieven voor de e-mail. Denk aan Wetransfer, Yousendit en Dropbox. Zo voorkom je volle mailboxen en mails die geweigerd worden omdat ze te groot zijn.
14. Wees voorzichtig met humor
Gebruik alleen humor als je zeker weet dat de ontvanger het begrijpt. En dat geldt vaak alleen als jullie elkaar goed kennen. Dus mail met humor naar vrienden is ok, naar zakelijke relaties is het beter het formeler te houden.
15. Gebruik een handtekening met contactgegevens
Zorg dat onderaan iedere e-mail die je stuurt je contactgegevens netjes en duidelijk vermeld staan, al dan niet met je bedrijfslogo. Dit kun je eenvoudig instellen in je e-mailprogramma zodat het standaard vermeld wordt.