Een goede offerte kan het verschil maken. Eentje waar zichtbaar aandacht aan is besteed en waaruit blijkt dat je met je klant meedenkt en naar hem geluisterd heb. Hoe schrijf je een dergelijke offerte? Een paar tips:
1. Kun je de beloftes die je maakt, ook echt nakomen?
Omschrijf duidelijk wat de klant van jou kan verwachten. Als je je aanbod duidelijk opschrijft, is het helder voor je klant wat je bedoelt. Hij/zij kan dan goed beoordelen of jouw aanbod aansluit bij zijn vraag. Door je aanbod en prestaties helder te beschrijven (en ook wat er niet onder valt), sta je ook sterker in discussies met je klant over eventueel meerwerk. Zo voorkom je teleurstellingen en mogelijke conflicten van beide kanten.
2. Wees zorgvuldig in je woordgebruik
Als je in je offerte garandeert dat je een bepaald probleem van de klant oplost, moet je dat probleem ook vervolgens daadwerkelijk oplossen. Voorbeeld: ‘Wij lossen uw probleem op. Daar kunt u van op aan’. Als vervolgens blijkt dat het niet zo eenvoudig is omdat de klant zijn zaken niet op orde heeft, geeft dat aan dat je je belofte niet kunt waarmaken. Dat had je immers zelf opgeschreven. Als je had opgeschreven: ‘Wij helpen u graag uw probleem op te lossen’ zeg je niet letterlijk dat je het oplost, maar dat je helpt. Zo blijft het probleem van de klant zelf en komt diens wanorde voor zijn eigen rekening. Zo zie je dat je door bewust woordgebruik risico’s kunt toevoegen of juist wegnemen.
3. Hoe zit het met algemene voorwaarden?
Heb je algemene voorwaarden? Stuur die dan meteen mee bij je offerte. Let er wel op dat de tekst in je offerte geen bepalingen uit je voorwaarden tegenspreekt. Want als de tekst van de offerte een bepaling uit de algemene voorwaarden tegenspreekt, dan geldt de tekst uit de offerte.
4. Maak het persoonlijk
Voorkom het gebruik van standaard openings- en afsluitingszinnen. Maak het wat persoonlijker. Refereer naar het gesprek wat je met de klant hebt gehad. Wat hebben jullie besproken? Hoe was de sfeer? Was het formeel of juist wat informeler. Pas hier de toon van je offerte op aan zonder overigens te informeel te worden. Blijf te allen tijde wel zakelijk, maar geef het een persoonlijke touch daar wat het zich toelaat.
5. Heldere opbouw
Ook de opbouw van je offerte sluit natuurlijk aan bij de behoefte van de klant. Dat betekent dat je eerst begint met de klantsituatie. Pas dan vertel je over jouw bedrijf. Gebruik altijd tussenkopjes in je offerte: dat geeft overzicht. Ieder blokje tekst krijgt een nieuwe titel. Denk bijvoorbeeld aan ‘uw situatie’, ‘ons bedrijf’, ‘plan van aanpak’, ‘de kosten’.
8. Geef de kosten duidelijk, overzichtelijk en tactisch weer.
Zorg er in je offerte voor dat de klant eerst onder de indruk raakt van je voorstel. Zet het kostenoverzicht daarom altijd na de presentatie van je aanbod. Als hij eerst de voordelen en kwaliteit van je voorstel heeft gezien, zal hij je prijsvoorstel eerder accepteren. Zorg dat het kostenplaatje vooral helder is en overzichtelijk. Goede tip is om het ‘sandwichmodel’ te gebruiken. Dus voordeel, prijs, voordeel.
Voorbeeld: De totaalprijs voor dit eenvoudig te bedienen en veelzijdige kopieersysteem bedraagt € 9.892,–. Dit bedrag is inclusief demonstratie en installatie.
7. Noem het geen offerte
Het klinkt raar, maar noem je offerte geen offerte maar bijvoorbeeld ‘voorstel’ of ‘advies’. Je klant heeft een probleem en wil geholpen worden. Jij bent diegene die hem hierbij kan helpen. Hoe? Door goed en helder advies. En dat verpak je in een mooi voorstel.
8. Aandacht
Besteed aandacht aan je voorstel. Net als je verzorgd gekleed gaat naar een eerste gesprek met een klant, zorg je ook voor een goed verzorgd voorstel. De eerste indruk telt zwaar mee!
Ik hoop je hiermee te helpen en wens je succes met je volgende offerte!