Als vereniging, organisatie of instelling is er altijd wel wat nieuws te melden. Vaak meer dan je denkt. Een persbericht versturen is een goed middel om je nieuws ook kenbaar te maken. Maar hoe schrijf je je persbericht zó, dat het ook gepubliceerd wordt?

Het 10-stappenplan

1. Kies een onderwerp
Ongetwijfeld zijn er talloze aanleidingen om een persbericht te versturen. Denk aan een jubileum, donateursactie, een nieuw product. Bedenk dat wat jij als nieuws ervaart, niet altijd als nieuws gezien wordt door buitenstaanders. Bovendien ontvangen journalisten dagelijks heel veel berichten. Denk daarom van te voren goed na over het onderwerp. Is het interessant voor anderen? Heeft het echt nieuwswaarde?

2. Zoek informatie
Als je eenmaal een goed onderwerp hebt, ga je op zoek naar informatie. Spreek bijvoorbeeld met betrokkenen over het onderwerp. Is er nog interessante achtergrondinformatie? Zorg in ieder geval dat de informatie klopt. Dus geen verkeerd gespelde namen, functies, data en andere onjuistheden.

3. Zet bovenaan je verhaal duidelijk: PERSBERICHT
Voor de journalist moet het meteen duidelijk zijn dat het om een persbericht gaat en van wie het is.  Zet daarom bovenaan duidelijk niet alleen de naam van je vereniging/organisatie/instelling maar ook je eigen naam. Daaronder komt in grote letters PERSBERICHT, gevolgd door de datum.

4. Duidelijke kop
Een pakkende kop moet de aandacht trekken en aangeven waar het persbericht over gaat. Een kop is maximaal één regel, bij voorkeur maximaal 5 woorden.

5. Pakkende intro
Veel mensen lezen alleen de eerste paar regels. Dat bepaalt of ze verder lezen of niet. Schrijf dus een pakkende intro die de lezer verleidt om verder te lezen. De intro is een samenvatting van je verhaal waarin je antwoord geeft op Wie, Wat, Waar, Waarom, Wanneer en Hoe.

6. En dan nu de rest van het persbericht
In de intro geef je aan waar het verhaal over gaat, nu is het tijd om meer in detail te treden. Citaten en uitspraken van betrokkenen zorgen hierbij voor een welkome afwisseling. Verdeel de tekst in alinea’s die je ieder een tussenkop geeft. Zo ziet de lezer in één oogopslag waar het over gaat. Nog een paar tips: schrijf actief (vermijd waar mogelijk hulpwerkwoorden als zullen, hebben en worden), maak geen taalfouten en maak het persbericht niet langer van één A4-tje.

7. Einde persbericht
Je persbericht sluit je af met ‘einde persbericht’. Zo weet de ontvanger dat de informatie die volgt niet voor publicatie is. Denk aan een korte omschrijving van je vereniging, je contactgegevens en of het persbericht onder embargo is of niet. Onder embargo houdt in dat je verzoekt het bericht pas na een specifiek genoemde datum te publiceren. Het is verstandig om dit ook groot bovenaan het persbericht te vermelden. Overigens is dit puur op basis van vertrouwen. Media hoeven zich er officieel niet aan te houden.

8. Bijlagen
Het is zeer welkom als je een goede foto meestuurt die geschikt is voor publicatie. Gaat je persbericht bijvoorbeeld over een onderzoek, dan is het verstandig om de resultaten van het onderzoek als bijlage mee te sturen.

9. Klaar voor verzending
Controleer je persbericht goed op mogelijke taalfouten en feiten. Laat het eventueel iemand anders lezen. Is de kop goed, is het verhaal duidelijk en ben je volledig geweest?
Stuur het bericht bij voorkeur naar een persoon en niet naar een algemeen e-mailadres. En zorg voor een interessante onderwerpregel van je e-mail.

10. Nabellen: ja of nee?
Als je goede contacten hebt met de media, is het in principe niet nodig om na te bellen. Vaak vinden journalisten dit zelfs irritant. Beter is om vooraf te bellen. Vertel dat je graag een persbericht wilt sturen en waar het over gaat. Om goodwill te creëren is het goed om dit voor te leggen aan de journalist en te vragen of je het naar hem of wellicht beter naar iemand anders kan sturen.