De laatste maanden krijg ik steeds vaker een aanvraag voor mijn workshop e-mailetiquette. En wat mij vooral opviel, is dat het zonder uitzondering organisaties zijn die overgestapt zijn op flexwerken. Gevolg: een enorme toename van e-mails. ‘We mailen nu zoveel dat we het overzicht kwijt raken’, ‘De feeling binnen ons team wordt minder, hoe zorgen we weer voor een duidelijke communicatie?’ en ‘Iedereen mailt op zijn eigen manier, dat willen we niet meer. Hoe krijgen we iedereen op één lijn?’ Zomaar drie dingen waar veel organisaties nu mee worstelen. Een e-mailetiquette helpt teams effectief en helder te mailen.
E-mailetiquette: wat spreek je zoal af?
- Keuze tussen e-mail sturen of telefoon pakken
Een e-mail sturen is makkelijk, maar soms is een telefoontje naar je collega beter. Het is goed om met elkaar duidelijk te hebben wanneer je mailt en wanneer je even belt. E-mail is bijvoorbeeld handig als je een korte duidelijke vraag hebt of een afspraak wilt bevestigen of een vergadering in wilt plannen. De telefoon is daarentegen beter in situaties waarin je vervelend nieuws hebt, met spoed een reactie nodig hebt of veel vragen hebt. - Duidelijke onderwerpregel
Voorzie de onderwerpregel van een tekst die op een passende, heldere manier de aandacht grijpt. Wees kort, krachtig en specifiek. Grappige, lieve of mysterieuze onderwerpregels komen niet professioneel over. - Wel of geen cc?
Druk niet zomaar op de allen-beantwoorden-knop of de cc-knop. Ga in de schoenen van de mogelijke ontvangers staan en bepaal wie de informatie écht nodig heeft. Iedereen lijdt onder informatie-overload, doe mensen een plezier en draag er niet aan bij. - Hoe ga je om met bijlagen?
Een mail met een paar MB als bijlagen? Niet doen! Stuur grote bestanden via kanalen als bijvoorbeeld WeTransfer of deel het intern via GoogleDrive. Denk eraan als je een bijlage stuurt: schrijf altijd een begeleidende tekst bij een bijlage. Leg hierin uit wat het doel van de bijlage is en wat je van de ontvanger verwacht. - Hoe zorg je voor een overzichtelijke e-mail?
Houd je verhaal kort en verdeel je tekst in alinea’s. Doe of je schrijft voor een blog of website. Niemand houdt van grote, onafgebroken stukken tekst in de e-mail. Wees direct en duidelijk. Maak eventueel gebruik van opsommingtekens. De ontvanger moet zich niet door een compleet boekwerk hoeven worstelen om te begrijpen wat je nu eigenlijk wilt zeggen. - Wanneer mag je uiterlijk een reactie verwachten?
E-mail is bedoeld voor snelle en makkelijke communicatie. Je hoeft heus niet binnen vijf minuten te reageren, maar binnen 24 uur is wel zo netjes. Als je meer tijd nodig hebt om iets uit te zoeken of om actie te ondernemen, stuur dan een mailtje waarin je laat weten dat je het bericht ontvangen hebt, wat je volgende stap is en wanneer je erop terugkomt. - Hoe zorg je voor een eenduidige handtekening?
Dit hoeft niet als je intern mailt, maar mail je naar externe relaties, zorg dan dat ze in een oogopslag zien hoe ze je kunnen bereiken. Vermeld de bedrijfsnaam, je functie, telefoonnummer en sociale mediagegevens.
Deze zeven punten zijn slechts een aantal onderdelen van de e-mailetiquette. Er zijn er veel meer, afhankelijk van de problemen waar een team tegen aan loopt.
Ook een betere communicatie met je collega’s en klanten? Grip op je inbox? Ja! Dan is de workshop e-mailetiquette iets voor jou en/of je team. Lees hier meer